On ne pose pas de cookies de suivi nous-mêmes. Les vidéos de cours sont hébergées sur YouTube, qui dépose ses propres cookies dès qu'une vidéo se charge — elles restent disponibles en un clic si vous préférez ne pas les accepter maintenant.
Atelier pratique — Automatiser un processus métier complet · Automatisation — Sup2Tech
Atelier pratique — Automatiser un processus métier complet
0/4
Vidéo
Étape 1 sur 3, Vidéo
Un processus métier complet automatisé de bout en bout
Points clés de cette vidéo
Le système automatise les relances de factures impayées : détection du retard, message adapté au ton, mise à jour du statut
L'IA n'est mobilisée que pour la partie qui varie (ton du message selon l'urgence) ; le reste suit des règles fixes
Les exceptions restent gérées par une personne, exactement la répartition attendue dans un processus fiable
Transcription de la vidéo
S'il est bien une tâche qu'on a tendance à repousser, c'est les relances clients. Déjà parce que bah on n' pas que ça à [ __ ] hein, soyons honnête. Et puis aussi bah allermander de l'argent à un client, même si c'est rentable, bah c'est pas agréable. Donc résultat double peine, ça nous frustre et en plus l'argent bah ne rentre pas. Alors voici ce que j'ai construit. J'ai construit un système qui relance à ma place et l'objectif principal de ce système c'est d'en finir avec les impayés pour 2026. Et encore là, c'est qu'une facette du workflow que je vais te présenter, mais attends de voir ce qui va arriver par la suite. Attends de voir quand le client répond à cette relance. Ce système me permet d'envoyer ce genre d'email avec ce genre de notification sur Telegram. Allez, je te montre comment ça marche. Ici, j'ai un suivi de mes factures. Donc, j'ai l'ID de la facture, le nom du client, le nom du contact, l'email du contact, le montant, le statut du paiement de la facture, la date de la facture, la date de l'échéance et la date de la dernière relance. et puis à la fin le type de service. Pourquoi je t'en donner ? C'est simple, c'est d'ailleurs pour pouvoir enrichir au maximum l'email de relance et pouvoir avoir quelque chose de très personnalisé, adapté au clients spécifiques qui doit encore me payer. Ça reste une table qui est assez simple toute classique, je dirais, et qui encore une fois est adaptable selon le le métier qu'il y a derrière et les données envoyé aussi évidemment. Et puis comme tu peux le constater, bah là ici, j'utilise Air Table. C'est on va dire mon pseudo CRM favori. Et encore une fois, je me répète mais j'utilise RTB parce que c'est le logiciel, c'est l'outil avec lequel je suis le plus à l'aise. Mais si toi tu es sur Excel, tu es sur Google Sheets ou alors tu as carrément CRM, et bien rassure-toi, c'est exactement la même chose. On se fiche de l'outil qu'on va utiliser pour l'automatisation. tu peux parfaitement adapter ton outil pour automatiser tes relances clients. Et comme tu peux le voir ici, j'ai six clients qui sont en attente. Et tu vois bien que certaines factures, bon bah c'est depuis quelques jours, d'autres c'est depuis plusieurs mois voir en même plus. C'est pour l'exercice, c'est pour voir un petit peu les différents emails qu'on peut envoyer. Et donc concrètement comment ça se passe ? Et bien tous les matins à 10h l'automatisation se déclenche. Elle va aller ici récupérer les factures impayées. Ici ça c'est un N qui permet justement de calculer on va dire l'urgence qui a par rapport à une relance affaire. Et là où toute la magie opère, c'est avec un G mini qui est connecté qui récupère les données des factures et de la relance affaire et qui va ensuite adapter le ton du message selon l'urgence qu'il y a à payer la facture pour le client. Donc client adapte le ton de ton message. Si le client a 5 jours de retard, au moins on va rester gourtoi et professionnel. Si le client a 30 jours de retard, on va peut-être être un peu plus bruit de décoffrage tout en restant courtois évidemment, mais indiquer l'urgence du paiement à effectuer. Encore une fois, tout ça c'est parfaitement adaptable à ton business. Par exemple, tu as un client qui tu sais paye toujours en retard mais qui finit toujours par payer et bien on lui adossé le message d'un procès spécifique, on le respecte. Et donc voilà ce que recevrait le client comme type de message. Ici c'est une relance classique donc 3 jours de retard par exemple on reste courtoi. On reste doux entre gros guillemets. Je te laisse mettre sur pause pour lire l'email. Et ici, c'est le cas d'une relance urgente. Donc on est beaucoup plus brut de décoffrage entre gros guillemets. Encore une fois, je te laisse mettre sur pause pour lire l'email si ça t'intéresse. Mais ce que je peux te montrer déjà, c'est que tout est très spécifique, hein. On a le numéro de facture, on a le montant, on a la prestation qui a été faite, la cricité de la situation, le délai de retard, l'échéance. Voilà, en tout cas tout est personnalisé pour avoir vraiment un email qui soit adapté au client. Bon, encore une fois là, on peut voir une petite broutil là. Là, ici, ça indique que l'email a été envoyé avec NN. Je te rassure, on peut l'enlever. Je tiens à préciser quand même qu'ici pour les fait démo, les emails sont envoyés automatiquement. Mais rassure-toi, si tu as besoin d'un contrôle total ou si tu as besoin de plus de contrôle sur tes emails, on peut très bien remplacer l'envoi automatique par des brouillons et toi, tu peux vérifier le brouillon. S'il est valide, tu l'envoies. Point. C'est toi qui décide du niveau d'autonomie. Et en plus des emails, bah je reçois un récapitulatif sur téléphone. Bon là, tu peux voir, j'ai quand même fait plusieurs essais, hein, avant de de faire la démo, mais on a des alertes d'escalation dans le cas où euh il y a beaucoup trop de retard sur le paiement, mais on a aussi des résumés, des relances du jour qui ont été terminées avec six emails envoyés total relancé. Encore une fois, le petit message envoyé par une muten, je te rassure là aussi, on peut l'enlever. Et pour finir la serise sur le gâteau, tout est logué ici. Donc on a une trace sur Telegram, on a aussi une trace sur table. Des relance qui ont été faites. Donc on sait qui a été relancé quand. Comme ça, zéro effort. On a un suivi complet des relances clients pour les impayer. Et voilà, le système tourne, tes clients sont automatiquement relancés, tout est logué, on pourrait s'arrêter là. Mais ensuite, ce serait quand même à toi de gérer les réponses si les clients te répondent. Et ça, bah c'est encore du temps de perdu, soyons honnête. lire les emails, comprendre ce que les clients veut, décider quoi faire, interpréter le message, bah tout ça, on va pas se mentir hein, c'est assez chiant à faire aussi hein. Et c'est là qu'un deuxième système entre en jeu. Donc un process qui récupère les messages, qui lit les réponses de tes clients si c'est des réponses de tes clients et qui agit selon ce qu'il comprend. Je te montre comment ça fonctionne. Bien, reprenons une réponse, une relance que recevra un client. Ici, je m'impersonne de ce client et je vais simuler une réponse. Bonjour, je vous confirme que le virement a été fait ce matin. Bien à vous. Je l'envoie et j'exécute le workflow. Alors, je te prie de m'excuser, j'ai un petit problème avec le workflow. Je vais réexécuter. J'ai corrigé mon bug. J'ai résulté le workflow. Je te montre très vite fait comment ça fonctionne. Qu'est-ce que ça se passe ici là ? Ici, toutes les minutes, je vérifie ma boîte mail. Je vérifie si je reçois un message. Je récupère l'adresse email du client. Je vais vérifier sur ma base Air Table si j'ai bien un client avec une relance, une facture impayée. Ensuite, ici Lia, elle va analyser mon contenu selon un prompt bien spécifique. Ça récupère la réponse et là directement selon la sémantique de l'email, ça va vérifier l'état de la facture. Donc typiquement, est-ce que la facture a été payée ? Est-ce qu'il y a une promesse de paiement, un litige ou une demande d'information ? Tout ça se fait selon la sémantique de du texte qui a été analysé par Jimy. Et une fois qu'on a déterminé le statut, bah on met à jour la table. Donc typiquement le message que j'ai envoyé en tant que mon client Lucas, ça a été un virement effectué le matin même et sur table et bien on voit bien que le statut est passé de en attente à payer. Et évidemment, bon pour le bien de la démo, j'ai changé l'adresse email contact qui était une adresse factice avec mon email mais ça c'est pour le bien de la démo. Et sur Telegram je reçois ça paiement confirmé par client. Mais par contre les données du client n'ont pas été remplies. Alors effectivement, étant donné que j'avais fait d'autres modifications, les variables ne sont plus à jour. Je te pris de m'excuser pour euh cette petite interdulude technique. Voilà. Mais là, normalement, si je renvoie le message, j'ai bien les bonnes données qui sont affichées cette fois-ci. Voilà, encore une fois, je te prie m'excuser. Testons un autre cas, cette fois-ci, celui du litige. Alors, cette fois-ci, je mets personne en tant que mon client Karim, je me réponds-même. C'est comme si j'étais le client qui euh répondait euh à moi. Cette facture est incorrecte, le montant ne correspond pas à ce qu'on avait convenu. J'envoie, j'archive, j'exécute le warflow. Et voilà. Encore une fois, ici Jimini a analysé la sémantique du texte, a bien reconnu qu'il s'agissait d'un litige. Maintenant, faut juste que je dois Ah oui, j'avais oublié de faire un truc. Une fois n'est pas coutume, j'ai encore eu un problème avec mon air table. Encore une fois, je t m'excuser, c'est deux trois modifications que j'ai oublié de faire. Voilà. Mais bon, j'ai corrigé, ça fonctionne. J'ai bien le statut litige qui a été modifié et le message Telegram qui a bien été envoyé. Donc si je retourne sur ma table Air Table, j'ai bien un litige qui a été mis en place sur ce client là. et sur ma table airtable litige détecté client facture montant voilà le client contexte que la facture est incorrecte. Donc voilà toujours est-il que le process il fonctionne que le cœur du process à savoir l'analyse de texte pour savoir un petit peu pour interpréter la réponse fonctionne. Donc voilà on a un suivi de relance qui fonctionne parfaitement bien j'ai envie de te dire. Et donc voilà il ne s'agit pas juste d'une automatisation qui pousse des mails. Il ne s'agit pas juste d'une automatisation qui pousse des mails dans le vide. C'est un système qui écoute, qui comprend. et qui agit ou qui t'alerte quand c'est à toi de prendre la main. Donc pour résumer, tu as un système qui relance automatiquement tes clients et qui adapte tes messages selon l'urgence de la relance. Et en plus quand le client répond, tu as une qui analyse le message et qui ensuite va adapter le statut de ton client selon l'interprétation de la réponse du message envoyé par le client. Et donc ton boulot au final, c'est de ne gérer que les exceptions. Mais sinon 80 % du boule est fait sans même que tu intervenir. Et pour finir, bah si tu veux ce genre de système pour ta boîte avec l'atelier de l'automatisation, on met en place des workflow pour automatiser les tâches répétitives de ton système. Donc si ça t'intéresse, il y a un lien en description. On prend 15 minutes ensemble. Tu me montres ce que tu fais actuellement et ce que tu veux et puis on discute ensemble de ce qui est possible de mettre en place. Quoi qu'il en soit, si tu as trouvé cette vidéo utile ou qu'elle t'a plu, n'hésite pas à liker, à commenter et à t'abonner.
