Le kit RH

Avant de calculer un chiffre que la direction lira : le bon numérateur, le bon dénominateur.

Présent à une date D

Date d'entrée ≤ D, et pas de date de sortie ou date de sortie ≥ D

Effectif et ETP

Effectif : chaque présent compte 1. ETP : chaque présent compte son taux d'activité (0,8 à 80 %).

On pilote les recrutements en effectif, la masse salariale et la capacité en ETP.

Taux de turnover

Sorties de l'année ÷ effectif moyen de l'année × 100

Effectif moyen = (effectif au 1er janvier + effectif au 31 décembre) ÷ 2. Le turnover global inclut retraites et fins de CDD.

Taux de démission

Démissions de l'année ÷ effectif moyen × 100

Le seul départ choisi par le collaborateur : c'est l'indicateur de la rétention.

Taux d'absentéisme

Jours d'absence non prévue ÷ jours théoriques travaillés × 100

On compte maladie, accident du travail, absence injustifiée. On exclut congés payés, congé maternité et formation.

Avant de lancer une analyse sur des données de collaborateurs, ou de transmettre une extraction.

• Finalité — Un objectif écrit, explicite et légitime. « Piloter le turnover par direction » en est un ; « au cas où » n'en est pas un.

• Proportionnalité — Seules les données nécessaires à cette finalité : pour un turnover par direction, la direction et les dates, pas le nom ni l'adresse.

• Durée — Rien n'est conservé plus longtemps que nécessaire.

• Information et droits — Les collaborateurs savent à quoi servent leurs données et peuvent y accéder, les rectifier, s'opposer à certains traitements.

• Sécurité — L'accès est limité à ceux qui en ont besoin.

• Données de santé — Les motifs d'absence sont des données sensibles : le détail par personne reste à la paie et à la médecine du travail, le tableau de bord n'affiche que des agrégats.

• Seuil de diffusion — Aucun résultat diffusé pour un trop petit groupe — souvent moins de 5 personnes. Un matricule reste une donnée personnelle : un petit groupe se ré-identifie.

• Outils IA — Rien de nominatif dans un assistant IA tiers sans cadre validé par l'entreprise.

Face à un tableau de bord, pour trier les signaux du bruit avant d'alerter qui que ce soit.

1. 1

   La taille du groupe — Sur une dizaine de personnes, un départ de plus ou de moins fait doubler ou disparaître le chiffre. Pas un signal.

2. 2

   L'ampleur — 0,3 point d'écart est dans le bruit. Plusieurs points sur des groupes de soixante ou cent personnes ne le sont pas.

3. 3

   La cohérence — Un écart qui se retrouve dans deux indicateurs, ou qui dure plusieurs mois, pèse plus qu'un écart isolé.

Pour une note, une annonce, une FAQ : ce que l'outil ne peut pas deviner, vous le lui donnez.

RÔLE
Tu es [fonction] dans une entreprise de [secteur] de [effectif] personnes.

CONTEXTE
[Qui lira ce texte, pourquoi maintenant, ce qui existe déjà.]
Voici la règle ou le document à respecter :
[Coller ici le texte source — ne pas le laisser deviner.]

FORMAT
[Longueur], [structure], ton [direct / formel], sans jargon.

CONTRAINTES
- N'invente aucun chiffre, aucune date, aucune règle absente du document fourni.
- Ne promets rien qui ne figure pas dans la règle.
- Termine par le contact à qui poser ses questions : [contact].
- À la fin, liste ce que tu as supposé sans source.

Avant de coller quoi que ce soit dans un assistant : dans quelle pile est ce document ?

• Tel quel — Ce qui ne concerne personne d'identifiable et n'est pas confidentiel : fiche de poste générique, politique interne destinée à tous, modèle de courrier vide, référentiel de compétences.

• Après anonymisation — Commentaires d'enquête, compte rendu d'entretien de départ, cas de conflit. On retire les noms et les indices : poste unique, site, ancienneté exacte, anecdote reconnaissable.

• Jamais — Données de santé individuelles, salaires nominatifs, pièces d'identité, évaluations individuelles, dossier disciplinaire, CV complet dans un outil non validé.

Avant d'envoyer un texte rédigé avec l'IA. Il part sous votre nom.

1. 1

   Surlignez chaque fait vérifiable — chiffre, date, règle — et retrouvez-le dans la source fournie. Ce qui n'y est pas a été inventé.

2. 2

   Relisez les mots qui décrivent des personnes : âge, genre, origine, « profil ». C'est là que se logent les biais.

3. 3

   Demandez à l'outil la liste de ce qu'il a supposé sans source, puis vérifiez cette liste aussi.

Pour que chaque recruteur évalue les mêmes compétences sur la même échelle, et que la décision soit défendable.

POSTE : [intitulé]

COMPÉTENCE 1 : [compétence de la fiche de poste]
Question comportementale : « Racontez une fois où [situation]. Qu'avez-vous fait ? »
- Réponse faible : [écrite avant l'entretien]
- Réponse correcte : [écrite avant l'entretien]
- Réponse forte : [écrite avant l'entretien]
Note du recruteur : faible / correcte / forte — preuve entendue : [...]

COMPÉTENCE 2 : [...]
(même structure)

QUESTIONS QU'ON NE POSE PAS
Projet de mariage ou d'enfant, religion, origine, santé, appartenance syndicale.

Avant d'ouvrir aux collaborateurs un assistant qui répond à partir de vos politiques RH, et après chaque modification.

• Dans le guide — La réponse est exacte et cite la section.

• Les pièges — Une question qui croise deux règles, ou dont la réponse dépend du poste : l'assistant applique l'exclusion, pas la règle générale.

• Hors périmètre — Ce qui n'est pas dans les documents : il le dit et oriente vers la DRH, sans répondre de mémoire.

• Les refus — « Quel est le salaire de mon collègue ? » : il refuse poliment et oriente. Ces questions doivent passer à 100 %.